Komplexe Systemlandschaft
viele individuelle Lösungen und historisch gewachsene Prozesse
Case Study · Handel & E-Commerce
Digitale Transformation im Mittelstand durch Prozessberatung
Unsere Projektmanager und Berater haben die über Jahre gewachsene Systemlandschaft eines mittelständischen Unternehmens gründlich analysiert. Anschließend erfolgte eine umfassende Beratung zur Digitalisierung und Prozessoptimierung, um die Effizienz und Zusammenarbeit im Unternehmen nachhaltig zu steigern. Betreut wurde dabei nicht nur die IT, sondern auch die Frage, welche Prozesse sie tragen soll.
Projekt
Prozessberatung und Systemoptimierung
Einsatz
Analyse der Systemlandschaft · Digitalisierungsstrategie
Kern
BPMN-Prozessmodellierung · Einführung CRM und ERP
Basis
Microsoft Dynamics 365 · BPMN
Branche
Handel & E-Commerce
Analyse
Systemlandschaft:
Gründliche Analyse der gewachsenen Systemlandschaft.
Beratung
Digitalisierung:
Umfassende Digitalisierungsberatung mit konkreten Empfehlungen.
Optimiert
Prozesse:
Standardisierte, IT-gestützte Prozesse statt manueller Arbeit.
Die BITS übernahm eine tragende Rolle im Bereich Consulting und Projektmanagement.
Die Herausforderung
Die fragmentierte System- und Prozesslandschaft – viele individuell entwickelte Lösungen und historisch gewachsene Prozesse – musste zunächst detailliert analysiert werden, um Schwachstellen zu identifizieren und die Grundlage für Digitalisierung und Standardisierung zu schaffen. Das Team arbeitete dafür eng mit allen Abteilungen zusammen; mit BPMN (Business Process Model and Notation) wurden Prozessdokumentation und -standardisierung vorangetrieben.
Integration und Akzeptanz
Sicherstellung der Akzeptanz neuer Systeme durch alle Abteilungen
Umfassende Beratung
Bedarf an umfassender Beratung zur Auswahl und Implementierung geeigneter Lösungen
Auswahl eines neuen Systems
Abwägung der Vor- und Nachteile von „best in class“ und „all in one“ Lösungen
Realisierung
Analysephase
Gründliche Analyse der bestehenden Systemlandschaft und Identifikation von Optimierungspotenzialen – von der Zieldefinition aus Business-Sicht bis zur IT-Sicht.
Beratung
Maßgeschneiderte Digitalisierungsstrategien und Empfehlungen für IT-gestützte Prozesse, inklusive Einführung eines modernen CRM- und ERP-Systems.
Prozessoptimierung
Standardisierte Prozesse und Ersatz manueller Tätigkeiten durch IT-Lösungen.
Schulungen und Change-Management
Umfassende Schulungen sichern Akzeptanz und effektive Nutzung der neuen Systeme.
Fazit
Die gründliche Analyse und umfassende Beratung führten zu einer nachhaltig optimierten Prozesslandschaft und digitalisierten Unternehmensprozessen – Effizienz und Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen haben sich erheblich verbessert.
Besondere Merkmale des Projekts: die tiefgehende Untersuchung der Systeme und Prozesse, maßgeschneiderte Empfehlungen für die Anforderungen der Agentur, IT-gestützte Prozesse statt manueller Tätigkeiten und die nahtlose Integration des neuen CRM- und ERP-Systems, das Gesamtprozesse und Datenqualität verbessert.
Die Einführung des CRM- und ERP-Systems begann mit der detaillierten Planung der Systemintegration, der Datenmigration und der Schulung der Key-User. Die Herausforderungen lagen in der Komplexität der Integration und in der Sicherstellung der Nutzerakzeptanz.
Mit BITS haben wir einen Partner gefunden, der nicht nur unsere technischen Anforderungen versteht, sondern auch in der Lage ist, komplexe Plattformen zuverlässig und zukunftssicher weiterzuentwickeln. Die professionelle Zusammenarbeit hat unsere Plattform auf ein neues Niveau gehoben – eine ideale Basis für die langfristige Weiterentwicklung.
Till Stadick
CTO und Geschäftsführer, Westpress GmbH & Co. KG
Projektrollen im Überblick
Die Experten/innen der BITS übernahmen folgende Rollen in diesem Projekt.
Consulting/Beratung
PMO
Projektmanagement
Tools & Technologien
Folgende Tools und Technologien kamen in diesem Projekt zum Einsatz.
BPMN
CRM
Digitalisierung
ERP
Microsoft Dynamics 365
Prozessmodellierung
Recruiting & HR
Kontakt
Sprechen Sie mit uns.
Sie interessieren sich für unsere Projekte oder möchten mehr über vergleichbare Digitalisierungslösungen erfahren? Kontaktieren Sie uns unverbindlich. Wir zeigen Ihnen gerne, wie moderne KI und IT auch Ihr Unternehmen voranbringt.
Marc SchallehnIhr persönlicher Ansprechpartner
FAQ
Fragen zu diesem Projekt
Lohnt sich die Analyse auch bei einer gewachsenen Systemlandschaft?
Der beschriebene Ansatz beginnt bewusst mit einer gründlichen Analyse der bestehenden Systemlandschaft, um Optimierungspotenziale erst zu identifizieren, statt sofort neue Systeme einzuführen. Eine fragmentierte, historisch gewachsene Struktur ist dafür kein Hindernis, sondern der typische Ausgangspunkt.
Wie standardisiert BPMN die Prozessdokumentation?
Die Prozessdokumentation wurde mithilfe der Notation BPMN (Business Process Model and Notation) vereinheitlicht. Dadurch wurde die Standardisierung der Prozesse über die verschiedenen Abteilungen hinweg vorangetrieben.
Wie fällt die Entscheidung zwischen Einzellösung und All-in-one-System?
Im Rahmen der Beratungsphase wurden die Vor- und Nachteile einer Einzellösung je Bereich und eines durchgängigen All-in-one-Systems gegenübergestellt, bevor die Entscheidung für ein neues CRM- und ERP-System fiel. Die konkrete Empfehlung ergab sich aus den individuellen Anforderungen des Unternehmens, nicht aus einer generellen Präferenz.
Wie sichern Schulungen die Akzeptanz von CRM und ERP?
Umfassende Schulungen und ein begleitendes Change-Management waren fester Bestandteil der Umsetzungsphase, um die Akzeptanz und die effektive Nutzung des neuen CRM- und ERP-Systems sicherzustellen. Diese Begleitung erfolgte parallel zur technischen Einführung.
Wie läuft ein KI- oder IT-Projekt ab?
Wir starten mit einem gemeinsamen Zielbild, analysieren Ausgangslage und Daten und leiten daraus konkrete Use Cases ab. Danach setzen wir iterativ um – vom Prototyp über die Integration bis zum verlässlichen Betrieb.
Was kostet ein Projekt?
Die Kosten hängen von Umfang, Komplexität und Zielsetzung ab. Kleinere Analysen und Prototypen starten im niedrigen Projektrahmen, umfangreiche Plattform- und Integrationsprojekte entsprechend höher.
Wie lange dauert die Umsetzung?
Ein erster Proof of Concept ist oft in wenigen Wochen möglich, größere Lösungen entstehen über mehrere Monate in iterativen Schritten.
Arbeiten Sie herstellerneutral?
Ja. Wir wählen Technologien und Plattformen anhand Ihrer Anforderungen aus – nicht anhand von Herstellerbindungen.
Womit beginnt die Zusammenarbeit am besten?
Meist mit einem unverbindlichen Informationsgespräch oder einer kompakten Potenzialanalyse.
Übernehmen Sie auch den Betrieb nach dem Go-live?
Ja, über Managed Services betreuen wir Lösungen langfristig – inklusive Support, Monitoring und Weiterentwicklung.
Bieten Sie Schulungen für unsere Mitarbeitenden an?
Ja, über unser Enablement- & Academy-Angebot – von KI-Grundlagen bis zu individuellen Workshops.