Case Study · Automotive & Zulieferer
Automatisierung von Bestellprozessen über das IT Service Management Modul von ServiceNow®
Ziel des Projekts war es, den Bestellprozess für die IT-Infrastruktur des Kunden über das ServiceNow IT Service Management zu automatisieren. In diesem Zusammenhang sollten über den Workflow Server, Datenbanken, Middleware, Zertifikate und Infrastruktur für Applikationen durch die unterschiedlichen Fachbereiche beim Kunden bestellt werden können.
Projekt
Automatisierte Bestellprozesse für IT-Infrastruktur
Einsatz
Server · Datenbanken · Middleware · Zertifikate
Kern
Abhängigkeiten im Workflow · Stakeholder-Steuerung
Basis
ServiceNow IT Service Management
Branche
Automotive & Zulieferer
Automatisiert
Bestellprozesse:
Bestellungen der IT-Infrastruktur laufen über ServiceNow-Workflows.
Weniger Fehler
Abhängigkeiten:
Abhängigkeiten werden automatisch berücksichtigt.
Weniger Aufwand
Manuell:
Minimierung des manuellen Arbeitsaufwands.
Dokumentiert
Zusammenarbeit:
Automatisierte, dokumentierte Zusammenarbeit der Fachbereiche.
Das Grundgerüst des Projekts bildete ein Berechtigungskonzept zur Benutzergruppenverwaltung und Lizenzüberwachung. BITS koordinierte die Stakeholder beim Kunden, plante die Umsetzung der Workflows in ServiceNow und steuerte die Entwickler des Kunden. Jeder Workflow begann mit einer Stakeholder-Analyse, damit alle Abhängigkeiten berücksichtigt wurden.
Das Projektteam priorisierte Aufgaben, plante die Ressourcen auf beiden Seiten, nahm die Anforderungen der Fachbereiche auf und bereitete sie als klare Vorgaben für das Entwicklungsteam auf – mit eigenem technischem Know-how, hinterfragten Prozessen und Beratung zu Abhängigkeiten und Schnittstellen zu Drittsystemen.
Ergebnis: Der Bestellprozess der IT-Infrastruktur läuft automatisiert und dokumentiert in einem zentralen System, Abhängigkeiten werden automatisch berücksichtigt, Fehleranfälligkeit und manueller Aufwand sinken.
Die Herausforderung
Der Bestellprozess von IT-Infrastruktur unterliegt vielen Abhängigkeiten: Zu einem Server gehört zwingend eine Firewall, die Infrastruktur für eine Applikation muss deren Besonderheiten berücksichtigen – und all das musste in ServiceNow abgebildet werden. Gelöst wurde das durch automatisierte Aufgaben im Workflow, die alle nachfolgenden Fachbereiche informieren, damit sie ihre Komponenten mitbestellen. Weil über die Workflows sehr unterschiedliche Komponenten bestellt werden, waren viele Abteilungen des Kunden einzubinden; ihre Interessen zusammenzubringen und Lösungswege aufzuzeigen gehörte neben Kapazitäts- und Supportsteuerung zu den Hauptaufgaben.
Steuerung vieler Interessensgruppen und Stakeholder mit unterschiedlichen Interessen
Realisierung
Fazit
Das Projekt zur Automatisierung des Bestellprozesses für IT-Infrastruktur bei unserem Kunden stellt einen signifikanten Fortschritt in der Nutzung von IT Service Management-Tools dar. Die erfolgreiche Implementierung von ServiceNow hat nicht nur die Effizienz gesteigert und Fehlerquellen reduziert, sondern auch die Grundlage für zukünftige Automatisierungsinitiativen gelegt.
Unsere Erfahrungen und die erzielten Ergebnisse zeigen, dass mit der richtigen Strategie und den passenden Tools erhebliche Verbesserungen in der Prozessgestaltung möglich sind. Wir sind überzeugt, dass ähnliche Ansätze auch in anderen Unternehmen erfolgreich umgesetzt werden können, um die Effizienz zu steigern und IT-Infrastrukturen effektiver zu verwalten.
*ServiceNow, das ServiceNow‑Logo und andere Marken von Service Now sind Marken und/oder eingetragene Marken von ServiceNow, Inc. in den USA und/oder anderen Ländern. Bei anderen Firmen‑ und Produktnamen kann es sich um Handelsmarken der entsprechenden Unternehmen handeln, mit denen sie verbunden sind.
Projektrollen im Überblick
Die Experten/innen der BITS übernahmen folgende Rollen in diesem Projekt.
IT-Consulting
IT-Projektmanagement
ServiceNow Consulting
Tools & Technologien
Folgende Tools und Technologien kamen in diesem Projekt zum Einsatz.
IT Service Management
ServiceNow
Kontakt
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Marc SchallehnIhr persönlicher Ansprechpartner
FAQ
Fragen zu diesem Projekt
Funktioniert das bei mehreren beteiligten Abteilungen pro Bestellung?
Ja, ein automatisierter Bestellprozess lässt sich auch so abbilden. Im Projekt mussten für jede Bestellung mehrere Abteilungen und Fachbereiche zusammenarbeiten. Die automatisierten Workflows in ServiceNow stellen dabei sicher, dass alle nachfolgenden Fachbereiche informiert werden und die notwendigen Komponenten selbst bestellen können.
Was braucht es für automatisierte Bestellprozesse in ServiceNow?
Voraussetzung ist eine im ServiceNow IT Service Management Modul abgebildete Infrastruktur, in die sich automatisierte Aufgaben in den bestehenden Workflow einbinden lassen. Da viele Abteilungen und Fachbereiche betroffen sind, ist zudem eine Abstimmung der beteiligten Stakeholder erforderlich.
Wer begleitet die Einbindung in den ServiceNow-Workflow?
Die Einbindung automatisierter Aufgaben in den ServiceNow-Workflow wurde von einem Team aus IT-Projektmanagern und Consultants begleitet. Ein wesentlicher Teil der Arbeit bestand darin, die verschiedenen Stakeholder und ihre Interessen zusammenzubringen und zu steuern.
Was bringt die Automatisierung im laufenden Bestellprozess?
Durch die Einbindung automatisierter Aufgaben in den ServiceNow-Workflow werden nachfolgende Fachbereiche automatisch informiert, sodass sie die für ihren Bereich notwendigen Komponenten selbst bestellen können. Das reduziert manuelle Abstimmungsschritte im laufenden Bestellprozess.
Wie läuft ein KI- oder IT-Projekt ab?
Wir starten mit einem gemeinsamen Zielbild, analysieren Ausgangslage und Daten und leiten daraus konkrete Use Cases ab. Danach setzen wir iterativ um – vom Prototyp über die Integration bis zum verlässlichen Betrieb.
Was kostet ein Projekt?
Die Kosten hängen von Umfang, Komplexität und Zielsetzung ab. Kleinere Analysen und Prototypen starten im niedrigen Projektrahmen, umfangreiche Plattform- und Integrationsprojekte entsprechend höher.
Wie lange dauert die Umsetzung?
Ein erster Proof of Concept ist oft in wenigen Wochen möglich, größere Lösungen entstehen über mehrere Monate in iterativen Schritten.
Arbeiten Sie herstellerneutral?
Ja. Wir wählen Technologien und Plattformen anhand Ihrer Anforderungen aus – nicht anhand von Herstellerbindungen.
Womit beginnt die Zusammenarbeit am besten?
Meist mit einem unverbindlichen Informationsgespräch oder einer kompakten Potenzialanalyse.
Übernehmen Sie auch den Betrieb nach dem Go-live?
Ja, über Managed Services betreuen wir Lösungen langfristig – inklusive Support, Monitoring und Weiterentwicklung.
Bieten Sie Schulungen für unsere Mitarbeitenden an?
Ja, über unser Enablement- & Academy-Angebot – von KI-Grundlagen bis zu individuellen Workshops.