KI-gestützter Assistent für Ausschreibungsmanagement
Ziel des Projekts war es, Unternehmen bei der Identifikation und Bewertung relevanter Ausschreibungen zu unterstützen. Der entwickelte KI-Assistent überwacht regelmäßig verschiedene Ausschreibungsplattformen, gleicht deren Anforderungen mit dem individuellen Unternehmensprofil ab und liefert eine automatisierte Bewertung der Relevanz und Erfolgschancen.
Die Ergebnisse werden den Nutzern in einer übersichtlichen tabellarischen Darstellung präsentiert, die KO-Kriterien, Anforderungen und Eignung auf einen Blick sichtbar macht. Zudem erfolgt eine Benachrichtigung per E-Mail, sobald neue relevante Ausschreibungen gefunden werden.
In einer geplanten Ausbaustufe erweitert der Assistent seine Funktionalität um die Unterstützung bei der Angebotserstellung, sodass Unternehmen den gesamten Prozess von der Identifikation bis zur Angebotsabgabe effizienter gestalten können.
Herausforderung
Die Entwicklung eines Ausschreibungsassistenten stellte das Projektteam vor verschiedene technische und organisatorische Anforderungen:
Realisierung
Die entwickelte Lösung basiert auf einer modularen, KI-gestützten Architektur, die den gesamten Prozess des Ausschreibungsmanagements abbildet – von der Datenerfassung über die Analyse bis hin zur automatisierten Bewertung. Ausschreibungsplattformen werden dabei über APIs oder Scraping-Technologien angebunden, um kontinuierlich aktuelle Ausschreibungen zu erfassen. Die Daten werden zentral gesammelt, bereinigt und in strukturierter Form aufbereitet, sodass sie für die weitere Verarbeitung durch das KI-System nutzbar sind.
Im Kern steht ein LLM-gestützter Analyse- und Scoring-Prozess, der die Anforderungen der gefundenen Ausschreibungen mit dem Unternehmensprofil abgleicht. Dabei bewertet das System automatisch, wie gut die eigenen Leistungen und Referenzen zu den Ausschreibungsanforderungen passen, und erstellt eine Relevanzbewertung mit klarer Priorisierung. Die Ergebnisse werden den Nutzern über ein benutzerfreundliches Dashboard tabellarisch aufbereitet – inklusive KO-Kriterien, Chancenbewertung und direkter Verlinkung zu den Originalausschreibungen.
Zusätzlich informiert das System die Nutzer automatisch per E-Mail-Benachrichtigung, sobald neue passende Ausschreibungen verfügbar sind. In einer weiteren Ausbaustufe ist die Integration eines Angebotsassistenten vorgesehen, der mit Hilfe von LLMs Vorschläge für Angebotsinhalte generiert und Dokumente vorbefüllt. So wird die Lösung zu einem durchgängigen Werkzeug für das gesamte Ausschreibungsmanagement – von der Identifikation bis zur Angebotsabgabe.
Fazit
Der KI-Assistent für Ausschreibungsmanagement zeigt eindrucksvoll, wie sich Routineaufgaben automatisieren und gleichzeitig strategische Entscheidungen verbessern lassen.
- Unternehmen profitieren von einer deutlichen Effizienzsteigerung im Such- und Bewertungsprozess.
- Die Benutzerfreundlichkeit sorgt für hohe Akzeptanz im Arbeitsalltag.
- Das Scoring-Modell schafft eine objektive Entscheidungsgrundlage.
- Die Automatisierung von Benachrichtigungen reduziert Reaktionszeiten.
- Mit der geplanten Ausbaustufe zur Angebotserstellung wird der Nutzen der Lösung weiter gesteigert.
Damit entwickelt sich der Assistent von einem Informationsfilter zu einem strategischen Werkzeug, das Unternehmen im Wettbewerb um Ausschreibungen nachhaltig unterstützt.
Theresa Herbig, Chief of Staff & KI-Initiativen, BITS GmbHProjektrollen im Überblick
Die Experten/innen der BITS übernahmen folgende Rollen in diesem Projekt.
Tools & Technologien
Folgende Tools und Technologien kamen in diesem Projekt zum Einsatz.
KONTAKT
Möchten Sie mehr erfahren?
Sie interessieren sich für dieses Projekt oder möchten mehr über vergleichbare Digitalisierungslösungen erfahren?
Dann kontaktieren Sie uns unverbindlich und kostenfrei – wir zeigen Ihnen gerne, wie moderne IT auch Ihr Unternehmen voranbringen kann.
Schreiben Sie uns einfach eine E-Mail an [email protected] oder nutzen Sie unser Kontaktformular.
Wir freuen uns darauf, gemeinsam mit Ihnen die Zukunft Ihrer IT-Landschaft zu gestalten!
