Microsoft 365 | Dokumentenmanagement | Intranet | Collaboration-Tools | Cloud-Lösungen
SharePoint ist eine von Microsoft entwickelte webbasierte Plattform, die Unternehmen als zentrale Lösung für Dokumentenmanagement, Zusammenarbeit und interne Kommunikation dient. Ursprünglich im Jahr 2001 veröffentlicht, hat sich SharePoint zu einem zentralen Baustein der Microsoft 365-Suite entwickelt und ist heute vor allem in der Cloud-Version „SharePoint Online“ weit verbreitet. Die Plattform ermöglicht es Teams, effizient zusammenzuarbeiten, indem sie gemeinsame Arbeitsbereiche für die Speicherung, Bearbeitung und Verwaltung von Dokumenten bereitstellt.
Ein zentrales Merkmal von SharePoint ist das leistungsstarke Dokumentenmanagementsystem (DMS). Dieses ermöglicht es Unternehmen, Dokumente zentral zu speichern, Versionen zu verfolgen, Berechtigungen zu verwalten und Arbeitsabläufe zu automatisieren. Besonders in größeren Organisationen sorgt dies für eine geordnete und nachvollziehbare Dokumentenverwaltung. Dank der tiefen Integration in Microsoft Office und andere Microsoft 365-Dienste wie Teams und OneDrive, ist die Bearbeitung und gemeinsame Nutzung von Dokumenten nahtlos und in Echtzeit möglich.
Ein weiteres Schlüsselelement von SharePoint ist der Aufbau eines Intranets, das als zentrales Portal für Mitarbeiter dient. Über ein solches Intranet können Unternehmen interne News, Ankündigungen und Richtlinien zentral veröffentlichen und die Kommunikation innerhalb des Unternehmens stärken. Zusätzlich lassen sich in SharePoint Arbeitsgruppen und Projektseiten erstellen, auf denen Teammitglieder gemeinsam an Projekten arbeiten, Aufgaben verfolgen und Informationen teilen können.
Darüber hinaus bietet SharePoint vielfältige Möglichkeiten zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Mit Hilfe von Workflows können wiederkehrende Prozesse wie die Freigabe von Dokumenten oder die Überprüfung von Formularen automatisiert werden, was die Effizienz steigert und Fehlerquellen minimiert. In Kombination mit Power Automate, einem weiteren Dienst aus der Microsoft 365-Suite, lassen sich sogar komplexere Geschäftsprozesse automatisieren und mit anderen Anwendungen integrieren.
Im Vergleich zu anderen Plattformen zeichnet sich SharePoint durch seine hohe Flexibilität aus. Es kann sowohl als Cloud-Lösung (SharePoint Online) als auch als On-Premises-Lösung (SharePoint Server) implementiert werden. Unternehmen, die strenge Datenschutzanforderungen haben oder spezifische Anpassungen benötigen, setzen häufig auf die On-Premises-Version. Die Cloud-Version punktet hingegen durch einfache Skalierbarkeit, regelmäßige Updates und den Wegfall von Wartungsaufwänden.
Zu den großen Vorteilen von SharePoint gehören neben der Skalierbarkeit und Flexibilität auch die Sicherheitsfeatures. SharePoint bietet detaillierte Berechtigungseinstellungen, sodass Unternehmen genau steuern können, welche Mitarbeiter oder Teams auf bestimmte Inhalte zugreifen dürfen. Zudem sind alle Daten durch die Microsoft-Cloud-Standards geschützt, die hohe Sicherheits- und Compliance-Richtlinien einhalten.
Einsatzbereiche von SharePoint finden sich vor allem in Unternehmen, die eine zentrale Lösung für die Verwaltung von Dokumenten, die Zusammenarbeit in Teams und die interne Kommunikation suchen. Darüber hinaus bietet die Plattform Lösungen für spezielle Anforderungen wie das Vertragsmanagement, das Qualitätsmanagement oder die Verwaltung von Projektdaten. SharePoint ist besonders für mittlere und große Unternehmen geeignet, die ihre Prozesse digitalisieren und effizienter gestalten möchten.
Verwandte Technologien wie OneDrive (für persönliche Dateispeicherung) und Microsoft Teams (für die Echtzeitkommunikation) sind nahtlos in SharePoint integriert und bieten zusätzliche Funktionen, die die Zusammenarbeit weiter erleichtern. Auch externe Anwendungen wie CRM-Systeme oder ERP-Lösungen lassen sich mithilfe von Schnittstellen in SharePoint einbinden.
Die Experten der BITS haben SharePoint sowie verwandte Technologien in einer Vielzahl von Projekten eingesetzt. Eine Auswahl an Case-Studies und Referenzen können Sie im Folgenden finden.
