Digitalisierung einer bundesweiten medizinischen Studie im Gesundheitsbereich

Als 2020 aufgrund von Corona die Kontaktbeschränkungen in Kraft getreten sind, konnte eine Klinik in München ihre laufende medizinische Studie von einem Tag auf den anderen nicht mehr weiterführen. Anfangs wurde mittels Telefonkonferenz improvisiert, schnell hat man aber festgestellt, dass die Probandinnen und Berater eine digitale Lösung in Form einer Web-Plattform benötigen, die den physischen Kursraum ersetzt.

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Die Klinik hat den Schritt in die Digitalisierung gewagt und mit Unterstützung der BITS eine Web-Plattform umgesetzt, mittels der die Studie digital fortgeführt werden konnte. Die Studie setzt sich dabei aus zwei Teilnehmergruppen mit unterschiedlichen Benutzergruppen zusammen, einer Interventionsgruppe mit zwei unterschiedlichen Themenbereichen und einer Kontrollgruppe. Als weitere Benutzerrollen gib es das Studienzentrum, das die administrative Benutzerverwaltung übernimmt, sowie die Berater, die die Kurse in den einzelnen Themenbereichen verwalten und durchführen.

Bundesweite Studienzentren

In München gestartet, später Deutschlandweit

Verschiedene Benutzerrollen

Von der Administration bis zur Kontrollgruppe

Online Videokonferenzen

Digitale Videokommunikation der einzelnen Kursteilnehmer

Herausforderung

Die BITS musste eine effektive Lösung finden, um alle Anforderungen der physisch/realen Studiendurchführung komplett zu digitalisieren. Gleichzeitig sollte die neue Lösung schnell zur Verfügung stehen.

Die Teilnehmer der Studie hatten sich bisher regelmäßig in der realen Welt in Kursen mit unterschiedlichen Schwerpunkten getroffen und dort verschiedenste physische Aufgaben erledigt. Gleichzeitig kannten sich bestimmte teilnehmende Gruppen untereinander nicht, um eine klare Trennung zwischen Intervention- und Kontrollgruppe sicherzustellen. Es wurden regelmäßig Fragebögen ausgefüllt, um den Verlauf der Studie zu dokumentieren.

Eine weitere Herausforderung bestand darin, den strengen Datenschutzanforderungen einer medizinischen Studie gerecht zu werden und alle Daten pseudonymisiert zu verarbeiten.

Am Ende sollten alle teilnehmenden Personenkreise so gut geschult werden, dass sie die Studie nahtlos digital weiterführen können.

Digitalisierung einer komplett physisch/realen Studie
Strenge Datenschutzvorgaben
Effektive und schnelle Umsetzung

Integration einer Videokonferenzsoftware
Online-Schulungen der Berater und der Studienverwaltung
Bereitstellung der Plattform für alle Studienzentren Deutschlandweit

Realisierung

Die BITS übernahm alle erforderlichen Leistungen, begonnen bei der technischen Projektleitung, über die Konzeption der zu entwickelnden Internet-Plattform, dem digitalen Design und der Programmierung bis hin zur anschließenden Schulung aller administrativen Benutzergruppen.

Nach der Gegenüberstellung verschiedener Lösungsmöglichkeiten wurde die neue Web-Plattform auf Basis von LMS Moodle umgesetzt, da die existierende Studienstruktur auf Kursen basiert, die sich mittels Moodle gut abbilden ließen.

„Die Interventionsgruppe trifft sich regelmäßig, dabei behandeln die Berater das anstehende Thema aus ihrem Kurs. In jedem Kurs sollen die Probandinnen in längeren Abständen Formulare ausfüllen und sich die Kursunterlagen digital herunterladen können.“

Die regelmäßigen Live-Treffen wurden von Online-Konferenzterminen abgelöst, die von der BITS individuell innerhalb von LMS Moodle auf Basis von Jisti Meet integriert wurden, so dass die Teilnehmer direkt auf der Web-Plattform Videokonferenzen in ihren Kursen halten können.

Es gibt insgesamt fünf Benutzergruppen mit unterschiedlichen Rechten und Funktionsumfängen auf der Plattform. Eine besondere Herausforderung war dabei, dass die Kontrollgruppe nichts von der Interventionsgruppe mitbekommen darf, was durch individuelle Konfiguration der Rollen- und Rechtestruktur des Moodle Systems sichergestellt werden konnte.

Bei der Benutzerführung und Informationsarchitektur wurde großer Wert auf Benutzerfreundlichkeit, Barrierefreiheit und intuitive Bedienung gelegt. Wir freuen uns eine gute Usability und User Experience, die von den Benutzern wiederholt gelobt wurde, erreicht zu haben.

Nach Inbetriebnahme der neuen Web-Plattform wurden die Berater und Verwalter in mehreren Terminen geschult, um mit der individualisierten Software richtig umgehen zu können.

Zunächst wurde die Münchner Klinik erfolgreich gestartet, gefolgt von der Digitalisierung aller Studienzentren deutschlandweit.